1. Apresentação
1.1.A presente Política de Segurança da Informação (“PSI”) estabelece os princípios, diretrizes, responsabilidades e controles mínimos de segurança da informação adotados pelo Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais do 2º Subdistrito da Sede de Jundiaí - SP, com o objetivo de garantir a confidencialidade, a integridade, a disponibilidade, a autenticidade, a rastreabilidade e a continuidade dos serviços prestados.
1.2.Esta Política observa as determinações da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD (Lei nº 13.709/2018), da Lei nº 8.935/1994, da Lei nº 6.015/1973 (Lei de Registros Públicos), do Código Nacional de Normas da Corregedoria Nacional de Justiça – Foro Extrajudicial (Provimento CNJ nº 149/2023) e do Provimento CNJ nº 213/2026, que estabelece os padrões mínimos de tecnologia da informação e comunicação aplicáveis às serventias extrajudiciais.
2. Objetivo
Esta Política tem como finalidade:
- estabelecer normas e controles de segurança da informação aplicáveis aos ativos físicos, digitais e documentais da serventia;
- garantir a proteção do acervo de registro civil e dos atos notariais, físicos e eletrônicos;
- assegurar a continuidade operacional dos serviços prestados à população;
- prevenir incidentes de segurança da informação e violações de dados pessoais;
- definir responsabilidades relacionadas ao uso adequado dos recursos tecnológicos;
- garantir a conformidade com a LGPD, com as normas da Corregedoria Nacional de Justiça e da Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo e com as demais normas aplicáveis.
3. Aplicação
3.1.Esta Política aplica-se ao Oficial, aos substitutos, escreventes, auxiliares e demais colaboradores, a estagiários e jovens aprendizes, a prestadores de serviço, a fornecedores e a terceiros que tenham acesso aos sistemas, redes, livros, documentos, bases de dados ou informações da serventia.
3.2.Todos os usuários devem observar integralmente esta Política e as demais normas internas relacionadas à segurança da informação.
3.3.O descumprimento desta Política poderá acarretar medidas administrativas, disciplinares, civis e penais.
4. Base legal e normas relacionadas
Esta Política fundamenta-se especialmente em:
- Lei nº 13.709/2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), com as alterações da Lei nº 13.853/2019;
- Lei nº 8.935/1994 – Lei dos Notários e Registradores;
- Lei nº 6.015/1973 – Lei de Registros Públicos;
- Provimento CNJ nº 149/2023 – Código Nacional de Normas da Corregedoria Nacional de Justiça – Foro Extrajudicial;
- Provimento CNJ nº 213/2026 – padrões mínimos de tecnologia da informação e comunicação das serventias extrajudiciais;
- Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo;
- Política de Privacidade da serventia.
5. Princípios da segurança da informação
A serventia observará os princípios de confidencialidade, integridade, disponibilidade, autenticidade, rastreabilidade, continuidade dos serviços, prevenção, responsabilização, transparência e proporcionalidade regulatória.
6. Governança de segurança da informação
6.1.A serventia manterá estrutura de governança de segurança da informação compatível com seu porte, risco operacional e exigências legais.
6.2.O Oficial responde pela implementação e manutenção dos controles de segurança.
6.3.O Oficial exerce também a função de encarregado de proteção de dados (DPO) e supervisiona, em conjunto com a área de tecnologia da informação, as medidas de proteção de dados pessoais.
6.4.A serventia manterá políticas, procedimentos, inventários e registros técnicos atualizados.
7. Classificação da informação e sigilo
7.1.As informações serão classificadas conforme seu nível de sensibilidade e criticidade, podendo ser adotadas, entre outras, as classificações: pública, uso interno, restrita e confidencial.
7.2.O acesso às informações observará o princípio do menor privilégio.
7.3.As informações protegidas por sigilo legal constantes do acervo de registro civil — como as relativas à adoção, ao reconhecimento de filiação e à alteração de prenome e de gênero — somente serão fornecidas nas hipóteses e na forma previstas em lei e nas normas da Corregedoria, inclusive quanto à expedição de certidões.
8. Controle de acesso
8.1.O acesso aos sistemas e às informações será concedido apenas mediante autorização formal.
8.2.Todo usuário possuirá identificação individual e intransferível.
8.3.É obrigatória a utilização de senhas fortes e a alteração periódica das credenciais.
8.4.Sempre que tecnicamente possível, será implementada autenticação multifator (MFA).
8.5.Os acessos serão registrados e auditáveis.
8.6.Os acessos serão imediatamente revogados em caso de desligamento ou alteração de função.
9. Segurança dos sistemas e da infraestrutura
9.1.Os sistemas utilizados possuirão suporte técnico, atualizações de segurança e mecanismos de proteção contra vulnerabilidades.
9.2.A serventia manterá:
- antivírus corporativo;
- firewall;
- sistemas de monitoramento;
- mecanismos de proteção contra ransomware;
- segregação de acessos administrativos;
- registro de logs;
- proteção contra acessos não autorizados.
9.3.Equipamentos e softwares obsoletos serão substituídos ou isolados.
9.4.As redes sem fio possuirão criptografia adequada e controle de acesso.
9.5.O acesso às centrais e plataformas eletrônicas utilizadas pela serventia — como a Central de Informações de Registro Civil (CRC), o Sistema Nacional de Informações de Registro Civil (SIRC) e o e-Notariado — será feito somente por usuários autorizados, com certificado digital ou credencial individual, observadas as regras de cada plataforma.
10. Backup e continuidade dos serviços
10.1.A serventia manterá política formal de backup.
10.2.Os backups serão automatizados, terão periodicidade definida, serão armazenados de forma segura, terão cópia externa ou em nuvem e permitirão restauração íntegra e auditável.
10.3.Os procedimentos de restauração serão testados periodicamente.
10.4.A serventia manterá Plano de Continuidade de Negócios (PCN) e Plano de Recuperação de Desastres (PRD), com contingência operacional para indisponibilidade tecnológica, incidentes cibernéticos e desastres físicos.
11. Proteção de dados pessoais
11.1.O tratamento de dados pessoais observará a LGPD e a Política de Privacidade da serventia.
11.2.Dados pessoais e dados pessoais sensíveis terão proteção compatível com sua criticidade.
11.3.Os dados somente poderão ser acessados por usuários autorizados e para finalidade legítima.
11.4.Sempre que possível, serão aplicadas técnicas de anonimização, pseudonimização e criptografia.
11.5.O compartilhamento de dados com terceiros observará contrato ou instrumento jurídico compatível com a LGPD, ressalvadas as comunicações obrigatórias previstas em lei.
12. Registros, logs e rastreabilidade
12.1.Os sistemas utilizados permitirão a rastreabilidade das operações realizadas.
12.2.Os logs registrarão, no mínimo, a identificação do usuário, a data e a hora, a operação realizada, a origem do acesso e as alterações efetuadas.
12.3.Os registros serão protegidos contra alteração ou exclusão indevida.
13. Gestão de incidentes de segurança
13.1.Todo incidente de segurança será imediatamente comunicado ao Oficial, na qualidade de encarregado de proteção de dados.
13.2.A serventia manterá Plano de Resposta a Incidentes, que preverá identificação, contenção, mitigação, recuperação, comunicação, registro de evidências e medidas corretivas.
13.3.Violações de dados pessoais serão comunicadas à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), à Corregedoria e às demais autoridades competentes quando exigido pela legislação aplicável.
14. Uso aceitável dos recursos tecnológicos
14.1.Os recursos tecnológicos da serventia destinam-se exclusivamente às atividades profissionais e institucionais.
14.2.É proibido:
- compartilhar senhas ou certificados digitais;
- instalar softwares não autorizados;
- acessar conteúdo ilícito;
- utilizar dispositivos pessoais sem autorização;
- remover informações sem autorização formal;
- burlar mecanismos de segurança.
15. Segurança física
15.1.O acesso às áreas técnicas e aos locais de guarda do acervo será controlado.
15.2.Equipamentos críticos permanecerão em ambientes protegidos.
15.3.Livros, fichas e documentos físicos com informações sensíveis serão armazenados adequadamente.
15.4.A serventia adotará proteção contra incêndio, falhas elétricas e acessos indevidos.
16. Treinamento e conscientização
16.1.Todos os colaboradores receberão treinamento periódico em segurança da informação, proteção de dados pessoais, prevenção contra phishing e engenharia social, boas práticas de segurança e resposta a incidentes.
16.2.A serventia poderá realizar campanhas internas de conscientização.
17. Auditoria e conformidade
17.1.A serventia poderá realizar auditorias internas e externas para verificar a conformidade com esta Política.
17.2.Os controles de segurança serão revisados periodicamente.
17.3.A serventia manterá evidências documentais e técnicas de conformidade.
18. Transferência de acervo e sucessão
18.1.A serventia garantirá a transferência organizada e íntegra dos acervos físicos e digitais em caso de sucessão, interinidade ou intervenção.
18.2.A transferência incluirá bases de dados, sistemas, inventário tecnológico, registros de acesso, políticas internas e documentação técnica.
19. Retenção e descarte de informações
19.1.Informações e documentos observarão os prazos legais de guarda. Os livros e os atos de registro civil são de conservação permanente.
19.2.O descarte, quando permitido, ocorrerá de forma segura e rastreável.
19.3.Mídias eletrônicas serão inutilizadas de modo a impedir a recuperação indevida das informações.
20. Disposições finais
20.1.Esta Política entra em vigor na data de sua aprovação.
20.2.Esta Política será revisada periodicamente, especialmente em razão de alterações legislativas, regulatórias ou tecnológicas.
20.3.Os casos omissos serão analisados pelo Oficial, que também é o encarregado de proteção de dados, em conjunto com os responsáveis técnicos.
21. Aprovação
A presente Política de Segurança da Informação foi aprovada pelo Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais do 2º Subdistrito da Sede de Jundiaí - SP, Saulo de Oliveira Salvador, que também exerce a função de encarregado de proteção de dados (DPO), e está em vigor desde a data de sua aprovação.
Contato
Dúvidas sobre segurança da informação e proteção de dados podem ser enviadas ao Oficial e encarregado de proteção de dados (DPO), Saulo de Oliveira Salvador: saulo@2cartoriojundiai.com.br ou (11) 4587-1900, ramal 200.